Press "Enter" to skip to content

6 Tips Mencegah Kebocoran Scope Proyek

0

Ketika permintaan untuk penambahan atau perubahan pada proyek Anda muncul, mengatakan ya bisa menjadi reaksi spontan. Namun, pekerjaan tambahan itu dapat dengan cepat dijumlahkan dan mengarahkan proyek Anda ke area kebocoran scope yang merugikan

Kebocoran scope terjadi ketika klien menambahkan ketentuan, tugas, atau hasil baru ke proyek yang berada di luar lingkup pekerjaan yang ada. Perubahan-perubahan yang tidak terduga ini dapat menyebabkan tenggat waktu yang terlewat, kerugian finansial, meningkatnya tenggat waktu dan anggaran, dan ketidakpuasan klien.

Ketika hasil tidak didefinisikan secara jelas, para pemangku kepentingan tidak terlibat atau mendukung, atau tugas menjadi lebih kompleks daripada yang diperkirakan, suatu proyek dapat beresiko akibat kebocoran scope.

Ikuti 6 tips ini untuk mencegah kebocoran scope :

1. Ciptakan Lingkup Pekerjaan yang Didefinisikan dengan Baik

Lingkup pekerjaan yang didefinisikan dengan jelas adalah bagian penting dari menetapkan harapan pada awal proyek. Akan lebih mudah untuk mengidentifikasi dan mengelola kebocoran scope dengan mendokumentasikan detail proyek Anda sebelum Anda mulai bekerja.

Diskusikan hasil kerja, jadwal, tonggak, tugas, dan tanggung jawab baik untuk Anda dan klien Anda. Berkolaborasi untuk menguraikan rencana aksi yang jelas yang akan membantu Anda berdua mencapai tujuan proyek. Saat Anda mengumpulkan daftar persyaratan, pastikan untuk berbicara dengan semua pemangku kepentingan yang terlibat untuk memastikan Anda tidak mengabaikan harapan klien.

2. Masukkan Rencana Cadangan

Proyek jarang bergerak dari awal hingga selesai tanpa sedikit cegukan. Sebagai bagian dari persiapan awal Anda, letakkan rencana cadangan. Tetapkan proses untuk mengatasi kebocoran scope: bahas siapa yang akan bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujui perubahan atau penambahan yang diminta, berapa lama jangka waktu dapat diperpanjang, dan biaya yang terkait dengan pekerjaan tambahan.

Memiliki percakapan ini sebelum Anda memulai proyek Anda akan membantu Anda menghindari interaksi yang berpotensi canggung di jalan, memastikan klien memperhatikan waktu Anda, dan menjaga kompensasi Anda di cek.

3. Mengadakan Pertemuan Awal Proyek

Setelah Anda memiliki ruang lingkup kerja dan rencana cadangan yang terperinci, mulailah proyek Anda dengan pertemuan awal. Rapat awal memungkinkan Anda mengumpulkan semua pemangku kepentingan proyek untuk satu tinjauan terakhir sebelum proyek dimulai. Selama pertemuan, tinjau peran dan akuntabilitas, tonggak proyek, dan tentukan proses untuk memeriksa dan melaporkan status proyek.

4. Pertahankan Komunikasi Aktif

Pada akhirnya, Anda bertanggung jawab untuk semua pekerjaan proyek. Jika perubahan ruang lingkup muncul, pimpin dan temui klien Anda untuk membahas bagaimana perubahan itu sesuai dengan keseluruhan proyek, dan bagaimana itu akan memengaruhi jadwal. Berikan masukan profesional Anda, bekerja sama untuk membuat keputusan, dan melakukan tindakan.

5. Bersikaplah Baik dengan Mengatakan ‘Tidak’

Terkadang, permintaan perubahan mungkin muncul yang jelas tidak menambah nilai proyek atau bahkan mungkin berdampak negatif pada pekerjaan Anda dalam jangka panjang. Dalam situasi ini, tidak apa-apa untuk mengatakan tidak. Hadirkan kasus Anda dengan jelas kepada klien Anda dan diskusikan cara terbaik ke depan.

Jika klien diatur untuk membuat perubahan tertentu, pertimbangkan untuk mengkompilasi permintaan mereka ke proyek terpisah yang dapat Anda mulai begitu proyek Anda saat ini selesai. Ini akan memungkinkan Anda untuk tetap pada perjanjian Anda saat ini daripada terus-menerus membuat perubahan di sepanjang jalan.

6. Biarkan Pilihan Anda Terbuka

Ketika klien mendekati Anda dengan permintaan tambahan, mulailah dengan mengingatkan mereka apa ruang lingkup pekerjaan asli Anda, dan kemudian berikan dua opsi. Anda dapat menambahkan pekerjaan yang diminta dengan biaya tambahan, atau Anda dapat melanjutkan dengan lingkup pekerjaan yang disepakati. Ini memberi klien pilihan sederhana, dan Anda tidak akan kehilangan waktu dan kompensasi Anda sendiri.

Kebocoran scope dapat menciptakan lingkungan kerja yang penuh tekanan, dan bersenang-senang dengan melakukan apa yang Anda sukai. Luangkan waktu untuk mengembangkan proyek yang terdefinisi dengan baik, letakkan rencana cadangan, dan terus berkomunikasi dengan klien Anda untuk secara proaktif mengelola tanda-tanda awal kebocoran scope.

Baca juga :

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

eighteen − sixteen =