Komunikasi yang baik adalah komponen penting dari kesuksesan proyek. Faktanya, menurut Project Management Institute (PMI), sebagian besar kegagalan proyek disebabkan oleh masalah komunikasi. Manajemen komunikasi proyek memastikan hal itu tidak terjadi. Ini terdiri dari tiga proses yang membantu memastikan pesan yang tepat dikirim, diterima, dan dipahami oleh orang yang tepat. Manajemen komunikasi proyek adalah salah satu dari sepuluh bidang pengetahuan utama dalam PMBOK (Project Management Book of Knowledge). Proses yang termasuk dalam bidang ini telah berubah selama bertahun-tahun, tetapi dalam versi saat ini, ada 3 Kunci Sukses Project Communication, yaitu :

• Rencanakan manajemen komunikasi
• Kelola komunikasi
• Monitor komunikasi

1.Rencanakan manajemen komunikasi proyek

Langkah pertama adalah merencanakan bagaimana Anda akan mengelola komunikasi di proyek Anda dan di semua pemangku kepentingan Anda. Ini dilakukan dengan membuat rencana manajemen komunikasi proyek.

Penting untuk memastikan semua faktor ini dibahas dalam rencana Anda:

• Audiens – ini adalah daftar semua pemangku kepentingan yang terkena dampak proyek. Ini harus mencakup anggota tim, sponsor, pelanggan, dan pihak berkepentingan lainnya. Pertimbangkan siapa saja yang terkena dampak proyek atau yang memengaruhi keberhasilannya.
• Tujuan – Apa yang akan menjadi tujuan komunikasi Anda? Anda dapat menggunakan beberapa komunikasi untuk penyadaran, seperti laporan status, dan lainnya yang memerlukan tindakan, seperti membutuhkan sponsor untuk mengesahkan pengeluaran, atau pelanggan untuk menyetujui pengujian proyek.
• Pesan – Akan seperti apa pesan untuk setiap jenis komunikasi? Ini adalah konten aktual yang akan dibagikan. Komponen utama yang akan dikomunikasikan mencakup ruang lingkup, jadwal, anggaran, tujuan, risiko, dan hasil.
• Saluran – Bagaimana pesan akan dikirim ”Apakah ini akan menjadi laporan formal yang diemailkan? Pembicaraan informal informal selama pertemuan tim?

Rencana komunikasi Anda harus cukup rinci untuk menjelaskan dengan tepat apa yang akan dikirim, kepada siapa, bagaimana, kapan, dan siapa yang bertanggung jawab.

Melibatkan pemangku kepentingan Anda dalam pembuatan rencana ini penting. Anda perlu memahami preferensi dan harapan komunikasi mereka. Jika Anda berkomunikasi berlebihan, mereka mungkin berhenti memperhatikan. Tetapi, jika Anda kurang berkomunikasi, itu dapat menyebabkan kesalahpahaman dan masalah.

2.Kelola komunikasi proyek

Setelah rencana dibuat dan disetujui, itu adalah tugas manajer proyek untuk memastikannya dikelola. Ini berarti bahwa rencana tersebut perlu ditinjau dan diperbarui secara berkala untuk mencerminkan setiap perubahan pada proyek atau para pemangku kepentingannya. Manajer proyek juga harus mengelola pelaksanaan rencana manajemen komunikasi.

Ini termasuk:

• Pengumpulan dan analisis data.
• Pembuatan pesan untuk komunikasi.
• Transmisi atau distribusi komunikasi.
• Penyimpanan semua laporan komunikasi, file, atau dokumen.
• Pengambilan segala komunikasi yang tersimpan.
• Pembuangan komunikasi lama pada saat penutupan proyek atau tanggal yang ditentukan.

3.Monitor komunikasi proyek

Proses ini dulu disebut called kontrol komunikasi, ’tetapi diperbarui dalam edisi ke-6 PMBOK. Meskipun perubahan judul, prosesnya sama. Ini melibatkan pemantauan dan pengendalian komunikasi proyek selama seluruh siklus hidupnya.

Ini mungkin termasuk:

• Mengkonfirmasi komunikasi berjalan sesuai rencana.
• Mengkonfirmasi bahwa mereka diterima oleh pemangku kepentingan yang tepat.
• Pesan konfirmasi dipahami.
• Mengonfirmasi umpan balik yang relevan diberikan kepada anggota proyek yang sesuai.

Jenis pemantauan yang sebenarnya, termasuk metode dan frekuensi, harus menjadi bagian dari rencana manajemen komunikasi.

Bagaimana menjadi sukses di manajemen komunikasi proyek

Manajer proyek yang berhasil menggunakan metode komunikasi formal dan informal di berbagai saluran. Ini membantu meningkatkan peluang komunikasi diterima. Menggunakan bahasa yang sederhana, tetap berpegang pada topik yang relevan, dan menjaga pesan tetap singkat akan meningkatkan peluang komunikasi Anda akan dipahami.

Keterampilan komunikasi berikut ini juga dapat meningkatkan peluang keberhasilan manajer proyek:

• Keterampilan mendengarkan aktif yang kuat
• Keahlian menulis mahir
• Kemampuan berbicara yang luar biasa
• Mengajukan pertanyaan dan menggali informasi lebih lanjut
• Menetapkan dan mengelola harapan
• Memotivasi orang untuk menjadi dan tetap terlibat
• Keterampilan resolusi konflik
• Kemampuan untuk merangkum dan merekap ulang apa yang telah Anda dengar