Ada beberapa persiapan sebelum melakukan Cost Estimation, demi kelancaran proses dan akurasi hasil perhitungan, yaitu :
- Mengkaji Scope.
- Mengkaji WBS.
- Mengambil Rate Manpower yang disetujui.
- Mendapatkan harga penawaran vendor untuk equipment dan bulk material.
- Mendapatkan harga penawaran dari subkontraktor.
- Menentukan tools yang dipakai dalam estimasi (Memakai Ms. Project misalnya).
Mengkaji scope of work sangat diperlukan untuk mendapatkan gambaran secara general mengenai bentuk proyek dan pendekatan estimasi apa yang paling pas untuk kegiatan ini. Scope akan memberikan gambaran seperti apa bentuk sebuah proyek, apakah proyek FEED, Detailed engineering, Detailed engineering – Procurement, Procurement – Construction, Engineering – Procurement – Construction, Operation & Maintenance, Commissioning, dan lain-lain. Scope memberikan gambaran tentang proyek apakah hanya mengerjakan equipment saja, piping saja, atau civil saja. Pemahaman akan scope memberikan gambaran yang jelas tentang metode apa yang akan kita pilih dalam estimasi.
Work Breakdown Structure adalah aktivitas proyek yang jauh lebih detail dibanding scope. Work Breakdown Structure yang disingkat WBS mempunyai level atau tingkatan kerumitan tersendiri dan menentukan keakuratan Cost Estimation sebuah proyek.
- WBS Level 1, memberikan tingkat akurasi -25% s/d +75%. Tingkat estimasi di level ini dilakukan pada tahap initiation stage untuk keperluan seleksi proyek. Tingkat akurasi yang dihasilkan memang jauh dari yang diharapkan, tetapi cukup sebagai data input untuk keperluan perhitungan keekonomian proyek.
- WBS Level 2, memberikan tingkat akurasi -10% s/d +25%. Tingkat estimasi dilevel ini dilakukan pada tahap planning stage untuk keperluan alokasi anggaran (Budgetary).
- WBS Level 3 – 4, memberikan tingkat akurasi -5% s/d +10%. Tingkat estimasi dilevel ini dilakukan pada tahap execution stage untuk keperluan perhitungan owner estimate (OE) pada penawaran tender.
Rate Manpower setiap perusahaan atau proyek pasti berbeda. Menggunakan rate yang benar akan menentukan sejauh mana akurasi Cost Estimation. Konsultasikan dengan atasan dan client tentang masalah ini. Cost untuk manpower didapatkan dari hasil perkalian rate dengan durasi setiap aktivitas proyek, dimana durasi bisa anda dapatkan dalam schedule yang telah disetujui.
Konsultasikan dengan procurement team tentang harga penawaran masing-masing vendor untuk setiap equipment dan bulk material. Pakailah MTO dan equipment list yang terbaru dan telah disetujui untuk memastikan vendor tidak salah dalam memasukkan penawaran.
Demikian juga dengan penawaran dari subkontraktor. Dapatkan harga terbaik, negosiasikan, selanjutnya jadikan dasar untuk perhitungan Cost nantinya.
Langkah selanjutnya adalah melakukan Cost Estimation dengan memasukkan semua data-data yang telah dikumpulkan dalam tool yang dipilih.
Total cost yang didapatkan kemudian ditambahkan factor kontigensi +/- 10% s/d 15% untuk mengcover factor-faktor yang bisa mempengaruhi akurasi Cost Estimation proyek seperti kompleksitas sebuah proyek, type kontrak, term pembayaran, scope, kondisi moneter, risk, durasi proyek, lokasi proyek dan kemudahan konstruksi. Kontigensi ini disebut Contigency Reserves.