Panduan Strategi dan Kiat untuk Mengelola Lingkup Proyek

Lingkup proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, tidak termasuk apa pun yang tidak terkait langsung dengan tujuan proyek tertentu. Ini adalah komponen penting dari proses inisiasi dan perencanaan proyek.

Lingkup proyek berasal dari proposal proyek. Manajer proyek menyusun lembar lingkup setelah diskusi dengan para pemangku kepentingan untuk memperbaiki target atau tujuan spesifik proyek.

Keberhasilan proyek sangat tergantung pada definisi ruang lingkup proyek yang baik, dan kesadaran yang baik tentang strategi dan tips untuk mengelola ruang lingkup proyek. Alokasi aset, jadwal rincian pekerjaan, penganggaran, dan profitabilitas proyek tergantung pada ruang lingkup proyek. Cakupan creep, atau perubahan pada ruang lingkup proyek, dapat membuat seluruh proyek tidak sesuai jadwal dan tidak sesuai target.

The Scope Statement

Mengembangkan ruang lingkup proyek adalah bagian dari fase perencanaan proyek. Pemangku kepentingan yang berbeda dari proyek seperti manajer proyek, pemilik, pengguna dan lainnya memenuhi dan menyelesaikan persyaratan proyek, yang merupakan inti dari ruang lingkup proyek.

Manajer proyek mengartikulasikan pernyataan ruang lingkup proyek untuk mengklarifikasi masalah yang memerlukan resolusi, pendekatan yang diadopsi, persyaratan dan hasil proyek, tonggak spesifik, kontrol yang ada, perkiraan biaya, dan banyak lagi.

Jadwal pengiriman kerja dan penjadwalan proyek lainnya didasarkan pada pernyataan lingkup ini. Verifikasi ruang lingkup, atau pemangku kepentingan proyek yang menyetujui pernyataan ruang lingkup membekukan ruang lingkup proyek, dan setiap perubahan di luar lingkup verifikasi menjadi creep lingkup.

Scope Management

Memperbaiki ruang lingkup proyek berlangsung selama fase inisiasi proyek dan menyusun pernyataan ruang lingkup proyek terjadi selama fase perencanaan proyek. Lingkup proyek mempertahankan relevansinya sepanjang siklus hidup proyek. Selama fase pelaksanaan proyek, manajer proyek mengelola ruang lingkup proyek untuk mengendalikan proyek dalam parameter yang ditentukan dan memastikan bahwa proyek sesuai dengan tujuan yang dinyatakan.

Manajemen ruang lingkup adalah pemantauan dan kontrol yang cermat atas pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Menerapkan kontrol yang diperlukan, melacak anggaran dan sumber daya, mengalokasikan sumber daya, dan kegiatan lainnya semua tergantung pada pernyataan ruang lingkup proyek.

Scope Creep

Cakupan creep mengacu pada perubahan yang tidak terkendali dalam lingkup proyek setelah persyaratan diselesaikan dan pemangku kepentingan menyetujui ruang lingkup, yang biasanya terjadi selama atau setelah fase pelaksanaan proyek.

Penambahan seperti pada persyaratan proyek kadang-kadang tidak dapat dihindari karena faktor lingkungan atau urgensi bisnis, dan sebagian besar manajer proyek faktor dalam beberapa ruang lingkup merayap ketika menyelesaikan ruang lingkup dengan menjaga kiriman yang fleksibel dan mempertahankan beberapa waktu penyangga.

Selain titik, creep lingkup biasanya memiliki dampak buruk pada implementasi proyek karena membuat proyek serba salah dan biaya meningkat, sementara itu juga mengganggu jadwal, jadwal dan hasil.

Apakah Anda memiliki sesuatu untuk ditambahkan? Cukup gunakan bagian komentar untuk mengklarifikasi keraguan, mencari informasi tambahan, terhubung dengan penulis, editor, dan pakar subjek lain yang sering mengunjungi forum, atau terlibat dalam debat langsung tentang topik tersebut.