Tujuan adanya sesi Lessons Learned dalam proyek adalah menghindari kesalahan yang sama agar tidak terulang pada proyek berikutnya. Beberapa contoh pertanyaan dalam sesi lessons learned sebagai berikut :
- Apakah kriteria proyek memenuhi persyaratan dan tujuan akhir proyek?
- Apakah client puas dengan performa proyek?
- Apakah anggaran sesuai budget?
- Apakah jadwal sesuai perencanaan?
- Apakah risiko teridentifikasi dan mitigasi telah dilakukan?
- Apakah metodologi manajemen proyek berjalan sesuai perencanaan?
- Apakah bisa diterapkan untuk proyek berikutnya?
Sesi Lessons Learned biasanya diselenggarakan dalam meeting besar yang dihadiri oleh :
- Tim proyek
- Perwakilan Stakeholder
- Manajemen eksekutif
- Staff Operation & Maintenance
Sesi Lessons Learned menandakan secara resmi proyek ditutup (close out), sekaligus sebagai sesi pemberitahuan ke seluruh stakeholder dan tim proyek yang terlibat. Sesi ini memberikan kesempatan kepada peserta untuk membahas kelebihan dan kekurangan proyek, cara-cara meningkatkan produktivitas dan prosedur untuk masa yang akan datang.
Lessons Learned didokumentasikan dan dimasukkan dalam file Proyek close out dan juga sebagai bahan review top manajemen dan berfungsi sebagai tool manajemen yang berguna untuk proyek-proyek selanjutnya. Ini untuk membantu project manager dan tim menghindari kesalahan yang sama dan juga untuk meletakkan parameter sukses proyek-proyek lainnya.
Identifikasi masalah pada proyek-proyek yang telah selesai diharapkan akan memberikan metode penyelesaian masalah proyek dan menghindari kesalahan yang sama terjadi dalam proyek-proyek selanjutnya. Adalah penting bahwa diskusi ini tetap objektif dan profesional dan tidak “saling menyalahkan”. Ini berarti bahwa masalah yang dihadapi oleh tim proyek dibahas dan dipaparkan secara terbuka dan jujur.
Responsibility dan ownership dalam identifikasi dan penyelesaian masalah oleh tim sangat penting untuk mengembangkan strategy dan rekomendasi untuk proyek-proyek masa depan. Masalah yang dibahas harus fokus pada lima sampai sepuluh masalah yang teridentifikasi. Tidak perlu mendokumentasikan semua peristiwa kecil selama siklus proyek; Namun, semua masalah harus dibicarakan dan didiskusikan solusinya.
Karena informasi dalam sesi lessons learned sangat penting, isi dokumen harus dikaji oleh semua pihak sebelum dibagikan ke tim proyek. Sangat penting melakukan review secara interaktif di mana semua pihak dapat mendiskusikan dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan.