Biaya Mutu berbeda dengan Biaya Proyek dimana yang diperhitungkan hanya berupa biaya sumberdaya selama proyek berlangsung seperti desain, material, fabrikasi, pengiriman dan margin keuntungan. Komponen Biaya Mutu meliputi semua aktivitas dari tahap desain, konstruksi sampai operasi/perawatan yang dilakukan baik untuk mencegah terjadinya kerusakan, memastikan tidak ada kerusakan dan menindaklanjuti kerusakan yang ada baik sebelum ataupun setelah diserahkan ke klien.
Pengertian ini yang seringkali salah diartikan ataupun diabaikan oleh manajemen proyek. Biasanya proyek hanya menghitung biaya kegagalan atau cacat produk, sehingga bila tidak ada cacat, maka Biaya Mutu tidak diperhitungkan. Ini bukan berarti salah sama sekali selama biaya lain, terutama Biaya Pencegahan diperhitungkan dalam perhitungan Biaya. Akan tetapi bila kita ingin mulai mendata Biaya Mutu dengan pengertian yang sebenarnya, kita harus memperhitungkan semua faktor diatas.
Biaya mutu bukanlah biaya yang dikeluarkan untuk menciptakan kualitas produk atau layanan. Biaya-biaya inipun bukan bertujuan untuk menciptakan produk atau jasa yang berkualitas, sama sekali bukan. Biaya mutu adalah biaya yang timbul karena tidak menghasilkan produk atau servis berkualitas.
Setiap saat kita melakukan pekerjaan yang harus diulang maka akan mengakibatkan biaya-biaya mutu yang meningkat, misalnya mengerjakan ulang sebuah pekerjaan yang telah difabrikasi, menguji kembali sebuah produk yang telah dirakit atau diuji, membangun kembali sebuah alat yang telah dipasang, mengganti pekerjaan atau material yang telah dibeli dan lain sebagainya.
Tetapi, Biaya mutu tidak hanya biaya untuk memperoleh mutu kualitas tapi juga merupakan biaya-biaya yang timbul untuk mencegah terjadinya mutu yang cacat. Secara umum Biaya Mutu dibagi menjadi dua bagian, yaitu Biaya Mutu Baik dan Biaya Mutu Buruk. Biaya Mutu Baik adalah Biaya yang dikeluarkan untuk mencegah produk rusak melalui langkah pencegahan dan penilaian atau inspeksi. Biaya Mutu Buruk adalah Biaya yang ditimbulkan akibat produk atau pekerjaan tidak sesuai dengan persyaratan klien atau ketentuan lainnya. Biaya yang terjadi saat produk gagal dapat terjadi secara internal maupun eksternal.
1. Biaya Pencegahan
Biaya Pencegahan adalah biaya yang terjadi untuk mencegah terjadinya kegagalan pekerjaan atau produk yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan. Pencegahan kegagalan produk dimulai dengan mendesain mutu ke dalam pekerjaan dan proses proyek, misalnya Biaya review, Survei kemampuan Supplier, Evaluasi process, Perencanaan mutu, Pengendalian proses secara Statistik, Investasi dalam sistem informasi yang berhubungan dengan kualitas, Pelatihan yang bermutu dan pengembangan SDM, Verifikasi desain produk, Pengembangan dan pengelolaan manajemen, Penelaahan terhadap desain produk.
2. Biaya Penilaian
Biaya Penilaian adalah biaya yang terjadi untuk menentukan apakah produk yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan. Semua biaya yang berhubungan dengan pengukuran, evaluasi atau audit produk atau servis untuk memastikan kesesuaian terhadap standar kualitas atau persyaratan lainnya seperti Kalibrasi alat ukur dan kalibrasi mesin, Tes dan inspeksi material yang dibeli, Pengujian penerimaan, Inspeksi, Pengujian, Pengecekan Operator, Tes dan inspeksi peralatan, Audit mutu, Uji lapangan, Inspeksi pekerjaan selama dan setelah proses konstruksi, Verifikasi pemasok, Inspeksi material di vendor area, Aktivitas pengawasan, pengujian di lapangan, dan biaya untuk memperoleh informasi dari klien mengenai tingkat kepuasan mereka atas produk dan pekerjaan proyek.
3. Biaya Kegagalan Internal
Biaya Kegagalan Internal yaitu biaya yang ditimbulkan sebelum produk dikirim ke klien. Biaya yang terjadi ketika produk yang tidak sesuai dengan spesifikasi dapat dideteksi sebelum dikirim ke konsumen. Biaya Kegagalan Internal timbul dari cacat yang ditemukan oleh kontraktor dan ditangani dengan memperbaiki kerusakan tersebut, Misalnya Sisa bahan baku, Barang cacat, Pengerjaan kembali, Inspeksi kembali, Pengetesan kembali, Perubahan desain, dan Biaya yang dikeluarkan akibat operasi terhenti akibat kerusakan mesin atau kehabisan material.
4. Biaya Kegagalan Eksternal
Biaya Kegagalan Eksternal yaitu biaya yang terjadi ketika produk atau pekerjaan yang tidak sesuai dengan spesifikasi dideteksi oleh klien setelah proses pengiriman atau serahterima pekerjaan. Biaya kegagalan eksternal timbul dari cacat yang ditemukan oleh pihak klien, misalnya biaya untuk menangani komplain dari klien, perbaikan pekerjaan, mengganti material yang rusak selama masa garansi, menangani keluhan klien, biaya pemasaran produk atas kegagalan eksternal dan biaya distribusi produk yang dikembalikan, Kehilangan reputasi, Penangangan garansi, dan lain sebagainya.
Dengan demikian, Biaya Mutu tidak bisa diabaikan. Selalu ada proses atau usaha untuk memastikan kualitas produk sebelum dikirim ke Klien. Jadi minimal Biaya Mutu sama dengan Biaya Penilaian.
Biaya mutu dapat terlihat atau bahkan tidak terlihat oleh kita. Biaya yang terlihat adalah biaya-biaya yang tersedia atau berasal dari catatan akuntansi perusahaan sedangkan biaya yang tidak terlihat adalah akibat mutu yang rendah saat fakbrikasi yang tidak bisa diprediksi saat perencanaan biaya.
Proyek Tim yang mampu menghasilkan produk yang bermutu serta memprediksi munculnya biaya-biaya kualitas ini akan dapat meningkatkan keuntungan sehingga bisa menghemat biaya anggaran proyek.
