Dalam mengerjakan sebuah proyek, secara alamiah tim proyek akan berusaha menghindari risiko, masalah atau problem yang muncul dalam proyek. Proyek schedule dibuat dengan durasi tanpa memasukkan faktor risiko kedalamnya. Durasi proyek dan biaya yang ditetapkan dalam tahap perencanaan, dicapai dengan meredam risiko dan mencegah risiko tidak terjadi dan mengganggu proyek. Risiko dihilangkan dengan upaya terbaik agar proyek tidak rugi dan terlambat. Oleh karena itu dibutuhkan Manajemen Risiko dalam proyek.
Kali ini kita akan merubah pola pikir tersebut. Bagaimana kita mencoba untuk BERSAHABAT dengan risiko, BERTEMAN dengan solusi, BERDAMAI dengan masalah. Caranya? Yaitu mengenali 5 Proses Manajemen Risiko seperti Identifikasi Risiko, Analisis & Skala Prioritas Risiko, Analisis Efek Risiko, Perencanaan Risiko dan terakhir Pengontrolan Risiko.
1. Identifikasi Risiko
Dengan kerja tim melalui proses brainstorming dan interview, risiko diidentifikasi secara seksama dengan memilah risiko yang mungkin akan terjadi dalam pelaksanaan proyek. Brainstorming harus mengalir secara bebas tanpa intimidasi dan semua potensi risiko dicatat dengan seksama tanpa ada satupun yang terlewat. Semua risiko yang teridentifikasi didokumentasikan dalam sebuah Risk Register.
2. Analisis & Skala Prioritas Risiko
Risiko yang tercatat dalam Risk Register hasil identifikasi risiko masih dalam bentuk daftar risiko yang potensial terjadi dalam proyek. Tahap selanjutnya adalah perlunya menentukan skala prioritas terhadap risiko tersebut. Risiko mana saja yang tergolong LOW? Risiko mana saja yang tergolong MEDIUM? Dan risiko mana saja yang memiliki kategori HIGH terhadap proyek kita? Metoda penentuan skala risiko yaitu membuat Risk Probability dan Impact kedalam Risk-Rating Matrix untuk memberikan skor atau ranking risiko yang paling tinggi ke risiko yang efeknya paling rendah terhadap proyek. Hasil dari tahap ini adalah Revisi Risk Register dengan menambahkan satu kolom tentang skala prioritas.
3. Analisis Efek Risiko
Sampai tahap penentuan skala prioritas sebelumnya, kita belum melihat secara jelas apa efek risiko terhadap proyek kita. Apa efek yang ditimbulkan oleh risiko ini terhadap anggaran proyek? Apa efek yang ditimbulkan terhadap durasi Proyek? Berapa persen kemungkinan anggaran proyek tercapai? Berapa persen kemungkinan durasi proyek tepat waktu?
Probabilitas Analisis atau lebih dikenal dengan MONTECARLO Analisis adalah salah satu teknik untuk menjawab semua pertanyaan diatas. Hasil dari tahap ini adalah revisi Risk Register.
4. Perencanaan Risiko
Setelah mengetahui efek risiko terhadap proyek, maka langkah selanjutnya adalah melakukan perencanaan risiko terhadap proyek. Apakah keputusan dan strategi yang harus diterapkan untuk menyukseskan proyek? Apakah durasi proyek di perpanjang? Apakah scope pekerjaan dikurangi? Apakah proyek di subkontrakkan? Apakah harus memilih supplier dengan produk lebih mahal? Berapakah cadangan anggaran proyek untuk mengatasi risiko? Apakah harus merekrut tenaga ahli yang mahal? Apakah memutuskan untuk joint venture dengan perusahaan lain? Kapan harus menambah sumberdaya untuk mempercepat proyek? Apakah internal resource harus di training?
Dalam tahap ini, risiko yang memiliki efek negatif diredam dan sebaliknya memaksimalkan risiko yang memiliki efek positif terhadap proyek.
5. Pengontrolan Risiko
Setelah melewati beberapa tahap perencanaan risiko, proyek sudah memiliki daftar risiko yang harus diawasi dan dikendalikan pelaksanaannya. Apakah ditemukan risiko baru yang tidak teridentifikasi? Apakah ada risiko yang sudah diselesaikan? Apakah risiko dalam daftar sudah lengkap? Kapan pelaksanaan risk audit meeting? Apakah target risiko sudah sesuai dengan aktual pelaksanaan? Apakah cadangan anggaran cukup untuk membiayai risiko jika terjadi? Metode apa yang digunakan dalam menganalisis perkembangan proyek? Dan lain sebagainya.
Demikianlah pembahasan singkat mengenai 5 Proses Manajemen Risiko. Semoga bermanfaat.
