Proyek bisnis hampir selalu menciptakan perubahan, yang juga dapat menyebabkan gangguan, stres, dan ketakutan yang signifikan. Kecemasan itu dapat diterjemahkan stakeholder adalah sulit – belum lagi proyek berisiko dan tujuan yang tidak terpenuhi. Mengetahui cara mengubah mitra bermasalah ini menjadi kolaborator yang berkomitmen adalah keterampilan penting yang harus dikuasai semua manajer proyek. Begini caranya.
Ada korelasi kuat antara manajemen pemangku kepentingan dan manajemen risiko. Tanpa komitmen dan komitmen penuh dari para pemangku kepentingan, proyek, apa pun faktor keberhasilannya, berisiko tinggi untuk gagal. Untuk meningkatkan peluang hasil proyek yang berhasil, kami telah mengidentifikasi tujuh pertimbangan dan tindakan yang dapat diambil untuk mengurangi kemungkinan perilaku yang tidak diinginkan.
1. Pengaturan waktu adalah segalanya
Di awal proyek, identifikasi pemangku kepentingan utama dan identifikasi proposisi “apa untungnya bagi mereka” untuk mendapatkan komitmen dan dukungan mereka. Selain arahan manajemen, para pemangku kepentingan juga ingin mengetahui kontribusi mereka dan waktu adalah nilai sebenarnya bagi keberhasilan proyek dan bahwa mereka juga akan memperoleh manfaat darinya.
2. Membangun kepercayaan
Tetap dapat diakses dan terlibat dalam komunikasi yang terbuka dan sering dengan pemangku kepentingan, memungkinkan mereka kesempatan untuk menyuarakan keprihatinan, didengar, dan menangani masalah-masalah penting secara tepat waktu. Memastikan dialog yang berkelanjutan dan inklusif dengan para pemangku kepentingan menciptakan suasana kepercayaan dan memungkinkan identifikasi dan penyelesaian masalah yang lebih cepat saat muncul. Untuk mendapatkan kepercayaan dari pemangku kepentingan, sebagai manajer proyek (PM) Anda harus menunjukkan bahwa Anda dapat dipercaya, menghormati ide-ide dan kemampuan pemangku kepentingan, dan menahan keinginan untuk mengelola mikro.
3. Jelaskan tujuan, peran dan harapan sebelumnya
Menjadi jelas ketika menyampaikan tujuan dan ruang lingkup proyek, menetapkan peran dan harapan, dan mengidentifikasi hasil dan hasil akhir. Memberikan para pemangku kepentingan dengan kesadaran tentang bagaimana kontribusi mereka secara langsung dan tidak langsung berdampak pada keberhasilan atau kegagalan proyek, dan pada akhirnya tujuan perusahaan.
Memberi para pemangku kepentingan informasi dan sumber daya sebanyak mungkin untuk memungkinkan mereka menjadi sukses. Sekali lagi, tetap tersedia bagi mereka untuk bimbingan sesuai kebutuhan, dan terus memperkuat tujuan, harapan, waktu dan setiap perubahan pada ruang lingkup proyek.
4. Bagaimana cara mengatasi pemangku kepentingan yang sulit
Terlepas dari semua upaya untuk mengurangi perselisihan dengan para pemangku kepentingan yang sulit, akan ada saatnya ketika masalah akan muncul. Sebagai tanggapan, ada hal-hal yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah, mendapatkan kembali dukungan dan dukungan, dan bergerak maju secara positif.
Ini mungkin hanya beberapa perilaku pemangku kepentingan yang dapat dijumpai dalam berbagai tahap siklus hidup proyek.
Jenis perilaku pemangku kepentingan
- Para pemangku kepentingan yang agresif dan pasif mungkin mengatakan mereka mendukung proyek, namun keberatan atau menciptakan hambatan untuk menggagalkan atau menunda di setiap kesempatan. Mereka mungkin secara konsisten dan tidak perlu menemukan masalah dengan input atau kontribusi pemangku kepentingan lain; menciptakan pekerjaan tambahan yang tidak perlu sambil menyatakan komitmen mereka terhadap proyek.
- Antagonis atau intimidator dapat memulai argumen dengan pemangku kepentingan lain atau secara halus atau terang-terangan memberikan kontribusi mereka, menciptakan lingkungan permusuhan dan ketidakpercayaan di antara anggota tim.
- Penyabot bisa sama menghancurkannya, jika tidak lebih karena kerusakan dilakukan di belakang layar dan lebih sulit untuk mengisolasi dan menyelesaikannya. Stakeholder dapat dimanipulasi secara diam-diam jauh sebelum efeknya diperhatikan dan diidentifikasi.
- Korban keadaan mungkin akan menyalahkan orang lain untuk pekerjaan yang tidak menyelesaikan atau melewati tenggat waktu dan hasil yang gagal. Penting untuk dicatat, bahwa mungkin ada saat di mana hasil yang terlewat dapat disebabkan oleh kesalahan orang lain, tetapi penting untuk mengetahui kapan hal ini benar-benar terjadi.
Anda mungkin pernah mengalami perilaku non-produktif lainnya – atau bahkan bersalah atas beberapa hal ini sendiri pada satu waktu atau yang lain. Penting untuk dicatat bahwa pemangku kepentingan sering kali membawa pengetahuan dan pengalaman yang berharga ke meja. Beberapa oposisi dapat menjadi hal yang hebat, jika tujuannya adalah untuk menawarkan perspektif yang berbeda, menghadirkan alternatif dan mengurangi risiko untuk kebaikan proyek. Bagian yang sulit adalah mampu menentukan niat sebenarnya dari pemangku kepentingan.
5. Tentukan akar masalahnya
Identifikasi motivasi pemangku kepentingan untuk perilaku yang sulit. Penting juga untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah, mendiskusikannya dengan pemangku kepentingan secara langsung dan mendapatkan umpan balik mereka. Terkadang penyebabnya mungkin sesuatu yang berdampak hanya pada satu pemangku kepentingan, atau dapat berdampak pada pemangku kepentingan lainnya.
Bekerja pada resolusi dengan pemangku kepentingan yang tidak berdampak negatif terhadap orang lain atau menghambat keberhasilan proyek. Penting untuk dicatat, tidak akan selalu ada solusi yang bertemu dengan persetujuan dari pemangku kepentingan yang sulit, dan selama situasi itu sangat penting untuk menyampaikan alasan keputusan lain dengan hormat untuk meminta dukungan dan komitmen mereka yang berkelanjutan untuk bisnis secara keseluruhan. tujuan.
6. Atasi sekarang, langsung saja
Mengabaikan perilaku pemangku kepentingan yang sulit bukanlah strategi yang akan berhasil; ini juga bukan waktu untuk menjadi tidak langsung. Perilaku tersebut mungkin merupakan tanda dari masalah mendasar yang lebih besar mungkin telah ada sejak awal dan mungkin akan semakin turun. Luangkan waktu untuk segera dan secara langsung menentukan penyebabnya dengan pemangku kepentingan, temukan resolusi yang sesuai dan terus maju. Tetap adil, hormat, objektif, dan profesional, dan ingat untuk menjaga tujuan proyek tetap dalam fokus.
7. Libatkan pemangku kepentingan dalam resolusi
Agar resolusi berhasil, pemangku kepentingan perlu bertanggung jawab atas perilaku dan tindakan mereka di masa lalu dan masa depan, dalam kaitannya dengan kontribusi mereka, dan bagaimana mereka berdampak pada tim dan proyek. Mintalah pemangku kepentingan membantu Anda dalam memberikan beberapa solusi yang akan memungkinkan mereka untuk membangun kembali dukungan dan komitmen terhadap proyek. Penting juga untuk memastikan solusi diimplementasikan dan diukur, dan tidak mengubah tujuan dan sasaran bisnis yang diinginkan.
Tanpa memahami mengapa pemangku kepentingan menjadi sulit atau mengapa buy-in telah hilang, tidak mungkin untuk berhasil melanjutkan proyek tanpa friksi yang berkelanjutan. Yang mengatakan, mungkin ada saat-saat terlepas dari semua upaya oleh seorang PM untuk menyelesaikan masalah, pemangku kepentingan mungkin tidak punya niat untuk bekerja secara kohesi dengan tim. Dalam situasi seperti ini, keputusan sulit mungkin perlu dibuat.
Karena proyek umumnya menciptakan perubahan, dan perubahan itu dapat menimbulkan tekanan, ketakutan, dan gangguan yang signifikan, organisasi akan semakin bergantung pada manajer proyek untuk mengetahui bagaimana mengubah pemangku kepentingan yang sulit menjadi pemangku kepentingan yang terlibat dan berkomitmen untuk proyek dan hasil bisnis yang sukses.
Baca juga :
- 5 Hal Yang Harus Anda Pahami Tentang Legalitas Properti Anda
- Kelebihan dan Kekurangan Pakai Mobil Listrik
