Sebuah proyek tanpa manajemen risiko yang efektif adalah proyek yang cenderung gagal. Terlepas dari hasil yang mengerikan ini, beberapa proyek berupaya cukup untuk mengelola risiko yang melekat pada setiap risiko, dan bahkan lebih sedikit anggota tim proyek yang secara aktif dan efektif mengelola risiko pada proyek mereka. Hal ini sering disebabkan oleh kenyataan bahwa Manajer Proyek dan Pemimpin Proyek menemukan sebagian besar waktu mereka dihabiskan untuk memerangi kebakaran kiasan dalam mencoba untuk mengirimkan proyek, menghadiri pertemuan klien dan kontraktor, mengejar tenggat waktu, menyelesaikan masalah desain dan masalah kontrak dll. mendelegasikan tanggung jawab manajemen risiko proyek kepada kolega yunior, atau mereka mengadakan satu lokakarya peninjauan risiko, menyusun daftar risiko dan kemudian melupakannya untuk sisa proyek.
Sayangnya, pendekatan ini adalah hal terpenting yang mengakibatkan Manajer Proyek dan Pemimpin Proyek menemukan bahwa sebagian besar waktu mereka dihabiskan untuk memadamkan api. Tanpa Manajemen Risiko Proyek yang efektif, proyek-proyek kemungkinan akan tetap dalam keadaan kekacauan yang terus-menerus, dan terus-menerus berbatasan dengan kekacauan. Namun, dengan mengakui perlunya Manajemen Risiko Proyek yang efektif, dan memahami bahwa ini akan membuat proyek jauh lebih mudah untuk dikelola, Manajer Proyek dan Pemimpin Proyek dapat membuat hidup mereka sendiri (dan kehidupan klien, pemangku kepentingan dan sponsor) mereka jauh lebih sedikit. stres.
Dalam Manajemen Risiko Proyek, penting untuk mengidentifikasi risiko yang tidak tercakup melalui proses pelaksanaan dan penyerahan proyek formal, dan mengelola risiko tersebut secara terpisah, melalui proses manajemen risiko proyek khusus. Proses ini dapat sangat disederhanakan dengan menerapkan lima tips Manajemen Risiko Proyek berikut:
1. Memahami faktor-faktor kunci yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan proyek Anda
Ini akan membantu Anda memprioritaskan dan fokus pada pengelolaan risiko yang mungkin berdampak signifikan pada hasil proyek Anda.
2. Ketahui batas ruang lingkup Anda
Ini akan membantu Anda menghilangkan risiko-risiko yang tidak berada dalam jangkauan Anda, atau yang tidak dapat Anda kendalikan. Risiko-risiko ini harus sepenuhnya dihapus dari daftar risiko Anda atau, paling tidak, ditransfer ke pihak eksternal terkait yang bertanggung jawab atas manajemen mereka.
3. Jelaskan risiko Anda secara akurat
Jika risiko dalam daftar risiko Anda telah dijelaskan dengan buruk, akan sulit untuk mengelolanya, karena Anda mungkin tidak tahu penyebabnya, atau dampaknya pada proyek Anda. Cara yang efektif untuk menggambarkan risiko adalah dengan mendefinisikannya sebagai: “Ancaman (atau peluang), dan peristiwa yang mungkin timbul sebagai akibat dari ancaman (atau peluang) ini, menghasilkan konsekuensi yang dapat memengaruhi tujuan proyek Anda”. Konsekuensi potensial dari suatu risiko dapat dimasukkan dalam deskripsi risiko, tetapi harus dipisahkan untuk tujuan identifikasi mitigasi. Dengan menggambarkan risiko dengan cara ini, Anda akan lebih mampu mengidentifikasi mitigasi yang berhubungan dengan kemungkinan terjadinya risiko, dan mitigasi yang menangani dampak risiko, secara terpisah.
4. Hilangkan risiko “persepsi” yang tidak relevan
Banyak daftar risiko diisi dengan risiko yang entah tidak relevan dengan hasil proyek, atau tidak memiliki dasar dalam kenyataan. Saat menjalankan lokakarya manajemen risiko, atau meninjau register risiko, penting untuk mengawasi risiko “alarmis”. Ini mungkin risiko seperti: “Kerusakan yang cepat dalam kondisi cuaca, yang mengakibatkan badai bertiup melalui fasilitas lepas pantai selama kegiatan instalasi, yang mengakibatkan kerusakan properti dan kemungkinan kematian”. Ini adalah risiko yang sangat valid untuk proyek yang dieksekusi di daerah yang rentan terhadap kondisi cuaca seperti ini tetapi, jika proyek dieksekusi di daerah cuaca yang jinak, atau pada waktu tahun ketika ada periode cuaca tenang yang terjamin, maka risiko ini tidak memiliki tempat dalam daftar risiko Anda.
5. Menetapkan mitigasi risiko yang realistis dan dapat dicapai
Mempunyai daftar risiko Anda yang dijelaskan dengan akurat, dan relevan, risiko adalah baik dan baik, tetapi, jika mitigasi yang diidentifikasi untuk mengelola risiko ini tidak realistis atau tidak dapat dicapai, maka manfaat mengidentifikasi dan mendaftarkan risiko ini di tempat pertama adalah serius dirusak. Kunci untuk identifikasi mitigasi risiko adalah untuk memastikan bahwa mereka adalah S.M.A.R.T. Dengan kata lain, semua mitigasi risiko harus: Spesifik, Measure, Achieved, Realistis, dan Berbatas waktu (Time).
