Ketika anda memulai sebuah proyek, anda harus tahu apa yang akan dikerjakan dan bagaimana proyek ini diselesaikan. Setiap proyek dimulai dengan sebuah ide, visi, atau peluang bisnis – dan itu adalah titik awal yang harus disesuaikan dengan tujuan bisnis perusahaan Anda.
Project charter adalah titik awal proyek anda. Dokumen ini adalah dasar bagi proyek dan menggambarkan kebutuhan bisnis perusahaan anda. Ada rentetan sejarah yang menyebabkan adanya kebutuhan dalam bisnis? Bagaimana hal itu dikenali dan mengapa direncanakan sekarang?
Selanjutnya, anda harus menetapkan tujuan proyek. Bagaimana anda akan mencapai tujuan proyek? Deliverable apa yang akan diselesaikan? Apa resikonya? Anda harus mengidentifikasi sumber daya proyek dan teknologinya, dan memikirkan keterkaitan antar tugas. Ini juga penting untuk menentukan indikator keberhasilan proyek anda.
Terakhir, anda harus menyatukan semua roles dan responsibility dari tim proyek anda. Anda harus menentukan sumber daya – baik manpower dan material – dan menentukan siapa yang akan ditugaskan. Project charter membentuk komitmen dengan semua stakeholder yang terlibat dalam proyek tersebut.
Project charter adalah pusat informasi tentang proyek dalam tahap initiation dan planning. Pada dasarnya, Project charter mendefinisikan batasan proyek apapun jenis metodologi manajemen proyek yang anda gunakan. Dokumen ini merupakan alat perencanaan yang efektif. Dokumen ini sebagai jangkar, menjaga anda pada tujuan proyek, dan sebagai navigator, membimbing anda menjaga progress proyek anda. Project charter yang telah ditandatangani tidak akan berubah sepanjang siklus proyek. Anda tidak dapat memodifikasi atau mengubah dokumen ini tanpa kesepakatan semua pihak yang terlibat.
Isi Project Charter
- Structured management organization. Siapa pemilik proyek? Menggambarkan hirarki dari tim proyek. Mengidentifikasi stakeholder dan apa saja masukan mereka terhadap proyek.
- Disciplined management processes. Memberikan referensi dan dokumen untuk membantu proyek team dan stakeholder memahami parameter proyek dan konsekuensinya. Ini adalah ide yang baik untuk menjelaskan terminologi proyek. Juga, mengidentifikasi metodologi yang anda pilih. Bahkan jika Anda selalu memakai metodologi yang sama, Anda harus meyakinkan stakeholder proyek.
- Project Scope. Apa kebutuhan biaya dan jadwal? tujuan yang berada di luar ruang lingkup proyek apa yang akan dicapai sepanjang proyek? Apakah ada subphases untuk proyek Anda?
- Project management best practices. Di sini Anda akan mengidentifikasi cara-cara mengkoordinasikan tugas, schedule, dan melacak progress dan biaya. Bagian ini akan menjelaskan persyaratan dokumentasi yang terbaik.
- Internal/external communication. Siapa yang akan sering bertemu dan seberapa sering? Tidak mempersoalkan apakah Anda mengelola sebuah proyek besar atau hanya mengawasi tim kecil yang hanya berkomunikasi dengan telepon atau email, metode komunikasi harus dibuat.
Manfaat Project Charter
Dengan Project charter yang dirancang dengan baik anda akan mendapatkan manfaat seperti citra yang baik didepan klien dan sebagainya. Komunikasi dengan pemilik proyek dan stakeholder akan menjadi lebih baik, dan sponsor anda akan lebih bersemangat untuk membiayai proyek anda. Tanpa project charter, anda akan sulit menjelaskan tujuan proyek anda. Dengan project charter, anda akan lebih mudah mendapatkan dukungan senior manager dan mudah mengerjakan proyek on-time and on-budget
