Saat ini dunia telah memasuki era revolusi industri 4.0 atau era Digitalisasi. Terlepas dari mau atau tidak, bahkan siap atau tidak, perkembangan teknologi yang serba canggih telah mengantarkan masyarakat dunia pada titik ini. Revolusi industri 4.0 sebenarnya bukan dimulai baru-baru ini, tetapi telah berjalan sejak 2011. Hampir seluruh negara di dunia ini menyambutnya dengan gegap gempita, tetapi ada pula yang hanya dengan persiapan seadanya.
Lalu bagaimana Dunia Procurement menyambut era ini? Dalam era Digitalisasi yang serba otomatis, berikut adalah 5 fungsi teratas yang perlu diotomatisasi dalam Procurement untuk menghemat waktu, upaya manual, dan biaya.
1. Purchase Requisition
Sistem permintaan pembelian menawarkan kepada pemohon pengalaman permintaan yang dipandu. Langsung dari daftar preferensi atau pembelian sering untuk menyarankan vendor terbaik, itu menanamkan kebijakan pembelian dalam proses dan membimbing pemohon dengan cara yang benar.
Karena kebijakan diberlakukan secara real-time dan informasi yang hilang atau menyesatkan dalam daftar permintaan terlihat secara instan, tidak ada ruang untuk kesalahan atau ketidaktepatan dalam permintaan pembelian. Perangkat lunak manajemen pengadaan yang menawarkan pengambilan, perutean, dan persetujuan data elektronik akan membantu organisasi menjaga pengalaman permintaan tetap konsisten setiap saat.
2. Purchase Order
Dengan perangkat lunak manajemen pengadaan, tidak ada kebutuhan untuk pesanan pembelian berbasis kertas manual atau pemasukan ulang data. Permintaan pembelian secara otomatis dikonversi menjadi sebanyak pesanan pembelian yang diperlukan (tergantung pada jumlah item baris).
Karena perangkat lunak pesanan pembelian menawarkan transparansi lengkap ke dalam proses, pemangku kepentingan dapat dengan mudah mengetahui di mana PO berada dalam rantai persetujuan pesanan pembelian pada titik waktu tertentu. Sistem manajemen pengadaan akan memastikan bahwa pesanan pembelian mencantumkan setiap detail penting yang diperlukan pemangku kepentingan untuk mengambil keputusan yang efektif dan memproses PO dengan cepat.
3. Invoice Approval
Persetujuan dan pemrosesan faktur adalah proses pengadaan terkemuka yang dapat dibuat lebih efisien, dan lebih akurat dengan bantuan otomatisasi pengadaan. Setiap kali vendor mengajukan faktur, solusi manajemen pengadaan akan memproses faktur kertas, mendigitalkannya, dan mengeceknya dengan informasi yang tersedia seperti nama pemasok, batas PO, dan pembayaran kontrak.
Dalam hal terjadi perbedaan, sistem persetujuan faktur akan mencegah pembayaran faktur dan memutuskan apa yang harus dilakukan berdasarkan aturan yang telah ditentukan. Jika semuanya beres, sistem manajemen pengadaan akan secara otomatis meneruskan faktur ke operator manusia yang diinginkan untuk persetujuan dan pembayaran akhir.
4. Vendor Management
Manajemen dan proses pemilihan vendor seringkali manual, berulang, dan panjang. Solusi manajemen pengadaan dapat mengotomatisasi beberapa tugas dalam proses ini seperti pemeriksaan latar belakang, tinjauan RFQ pemasok, dan tindak lanjut jika ada informasi atau dokumen yang hilang.
Sistem manajemen vendor otomatis dapat meningkatkan kolaborasi pemasok dengan melakukan semua langkah dalam onboarding vendor dengan peningkatan akurasi dan ketepatan waktu. Selain itu, perangkat lunak manajemen pengadaan dapat melakukan uji tuntas di sejumlah tahap — pemrosesan, peninjauan, dan penilaian vendor — dalam waktu yang sangat singkat secara manual.
5. Contract Approval
Persetujuan kontrak manual membutuhkan waktu lama untuk diproses. Secara umum, manajemen kontrak melibatkan pengumpulan dan pengelolaan kontrak di seluruh organisasi dan menyimpannya di lokasi yang aman.
Sistem pengadaan akan meninjau kontrak-kontrak ini, membandingkannya dengan templat yang telah ditentukan, dan menunjukkan fluktuasi dalam syarat dan ketentuan. Sistem manajemen kontrak otomatis dapat memantau kontrak dari waktu ke waktu untuk mengetahui tidak terpenuhinya persyaratan, berakhirnya kontrak, dan masalah lain yang dapat menyebabkan perselisihan jika tidak diperhatikan.
Baca juga :
- 7 Cara Menghasilkan Uang Lebih Banyak sebagai Mechanical Engineer
- 3 Jenis Investasi Properti Terbaik, Paling Bagus dan Menjanjikan
