Change Order adalah pekerjaan tambah-kurang terhadap scope pekerjaan yang disetujui dalam kontrak kerja. Pekerjaan bisa dikurangi atau ditambah atas persetujuan kedua belah pihak yang menandatangani kontrak kerja. Penambahan scope pekerjaan menimbulkan masalah tersendiri dalam proyek karena adanya penambahan biaya dan waktu pekerjaan, sementara ada kecenderungan bahwa Change order diharapkan tidak menambah biaya dan waktu pekerjaan. Bagi kontraktor ini jelas merugikan bahkan bisa menimbulkan perselisihan diantara kedua belah pihak bahkan harus melibatkan pihak ketiga.
Change Order tidak diharapkan terjadi tetapi sesuatu yang tidak bisa dihindari dalam tahap konstruksi. Kontraktor terikat kontrak untuk mengelola permintaan Change Order, harapan klien, desainer atau manajer konstruksi adalah membatasi jumlah perubahan tersebut. Perubahan gambar dan dokumen kontrak biasanya menyebabkan perubahan harga kontrak atau jadwal kontrak. Biasanya masalah perubahan ini melibatkan semua pihak yang terlibat dalam pekerjaan konstruksi.
Dari catatan proyek sebelumnya, selalu ada perubahan terhadap scope selama pelaksanaan kontrak. Penyebab Change Order adalah perubahan scope, perubahan jumlah material dan pekerja, perubahan desain, delay(perpanjangan waktu), dan perubahan unit rate, dan lain-lain.
Ada tiga belas penyebab utama Change Order dalam proyek-proyek konstruksi, yaitu:
- Permintaan pekerjaan tambahan atau perubahan karena temuan baru atau pertimbangan lain.
- Klien meminta pekerjaan dimodifikasi
- Scope selama tahap desain tidak jelas atau tidak didefinisikan dengan baik.
- Klien gagal untuk membuat keputusan saat diminta atau staf teknis klien sedang mengerjakan proyek lain sehingga tidak bisa mereview pekerjaan desain.
- Tidak ada site engineer yang mewakili klien di lapangan.
- Komunikasi yang buruk antara instansi pemerintah dan klien.
- Tidak ada catatan proyek sebelumnya yang bisa dijadikan referensi untuk mengerjakan proyek selanjutnya.
- Gagal memberikan informasi yang memadai dan jelas dalam dokumen tender.
- Perkembangan teknologi tidak diantisipasi pada tahap desain.
- Durasi desain yang tidak realistis.
- Tidak adanya ahli berpengalaman yang memastikan kualitas desain dari konsultan engineering.
- Kurangnya perencanaan proyek.
- Jadwal konstruksi tidak realistis.
Pengaruh Change Order dalam tahap konstruksi, yaitu :
- Tanggal penyelesaian proyek tertunda (delay).
- Biaya yang membengkak.
- Kontraktor mengeluarkan biaya tambahan.
- Klaim dan Sengketa.
Berikut langkah-langkah yang bisa dijadikan acuan untuk meminimalkan Change Order dalam tahap konstruksi :
- Dokumen standar harus dibuat sebagai panduan dari awal proyek sampai selesai.
- Sebuah dokumen standar baku harus dibuat mencakup semua peraturan konstruksi dan perijinan yang diperlukan dalam tahap konstruksi.
- Surveyor Spesialis dan Manajer Proyek yang berpengalaman ditugaskan untuk proyek konstruksi skala besar.
- Sebuah sistem pembelajaran umum berbasis data harus dikembangkan dan dibagi di antara semua instansi pemerintah.
- Sebuah komite teknis harus dibentuk untuk mengkaji keseluruhan perencanaan, prosedur manual konstruksi, dan menindaklanjuti pelaksanaannya.
- Pendaftaran perusahaan konsultan harus ditinjau untuk mencerminkan kemampuan teknis konsultan.
- Seorang ahli desain harus memiliki lisensi profesi.
Belum ada metode untuk mengelola atau mengendalikan Change Order dalam proyek. Pendekatan konvensional adalah menambahkan persentase biaya proyek sebagai Contingency dalam anggaran proyek sebagai langkah antisipasi.
