Pada saat kontrak ditandatangani, Proyek memasuki tahapan Inisiasi yang ditandai dengan terbitnya Project Charter yang dikeluarkan oleh Project Sponsor sebagai surat perintah kepada Project Manager untuk segera memulai pekerjaan. Langkah selanjutnya bagi Project Manager adalah segera mengidentifikasi siapa saja stakeholder yang terlibat dalam proyek. Mengelola Stakeholder sangat penting dilakukan untuk merumuskan strategi proyek. Mengetahui siapa dan apa ekspektasi stakeholder merupakan jaminan kesuksesan sebuah proyek.
Lalu apa pengertian stakeholder? Stakeholder adalah siapa saja yang memiliki kepentingan dalam sebuah proyek. Ada stakeholder yang sifatnya hanya dipengaruhi oleh hasil dari proyek dan ada yang sifatnya mempengaruhi hasil dari sebuah proyek. Mereka memiliki kontribusi yang bisa mempengaruhi sukses tidaknya sebuah proyek. Stakeholder inilah yang harus dikelola dengan baik jika ingin proyek kita berjalan dengan baik.
Berikut ini adalah stakeholder yang mempengaruhi hasil sebuah proyek, yaitu :
• Klien : adalah pengguna hasil proyek, bisa dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan.
• Project Manager : adalah pemimpin proyek
• Project Team : adalah team yang melaksanakan proyek dibawa arahan project manager.
• Project Sponsor : adalah stakeholder yang membiayai proyek.
• Resource Manager : adalah stakeholder yang merekrut team sebuah proyek
• Suppliers, Contractors, Government Agencies, dll.
Setelah mengetahui siapa stakeholder proyek, selanjutnya perlu mencatat beberapa hal mengenai stakeholder, yaitu :
• Identitas diri
• Kaitan dengan organisasi dan proyek
• Level kekuasaaan (power)
• Level kepentingan (interest)
• Ekspektasi (harapan dan keberatan)
Catatan diatas akan dijadikan dasar untuk membuat pengelompokan stakeholder. Klasifikasi stakeholder dibutuhkan untuk memberikan perhatian dan memenuhi harapan stakeholder sesuai dengan harapan masing-masing stakeholder.
Klasifikasi stakeholder yaitu :
- Stakeholder dengan power rendah interest rendah. Strategi penanganannya adalah cukup melalui pemantauan (monitoring) dan tidak memerlukan upaya khusus. Contoh pegawai baru.
- Stakeholder dengan power tinggi interest rendah. Perlu dipenuhi ekspektasinya. Mengirim laporan secara rutin sesuai permintaan. Contoh Project Sponsor.
- Stakeholder dengan power rendah interest tinggi. Perlu diberikan informasi perkembangan proyek. Contoh Project Team, Supplier, Contractor.
- Stakeholder dengan power tinggi interest tinggi. Harus ditangani secara intensif baik dalam konteks hubungan formal maupun hubungan interpersonal untuk mencapai keberhasilan pelaksanaan proyek. Contoh Manager and Klien.
Semakin awal dan jelas kita mendapatkan masukan dari stakeholder, semakin baik pula perencanaan kebutuhan proyek dan semakin besar pula potensi keberhasilan proyek.
