Aktivitas proyek harus dipantau secara kontinue dengan Earned Value Analysis, diukur dengan membandingkan aktivitas aktual terhadap plan yang disetujui dan dibuat pada tahap planning. Aktual start date dan finish date dicatat untuk mengukur performance proyek sejauh mana menyimpang dari rencana awal, apakah progressnya tepat waktu? lebih cepat atau lambat. Pemantauan secara berkesinambungan dan terus-menerus diperlukan untuk mencegah semua potensi keterlambatan proyek lebih dini. Identifikasi dini terhadap keterlambatan proyek sangat menguntungkan team untuk melakukan langkah mitigasi proyek secepat mungkin. Banyak proyek yang terlambat melakukan deteksi dini, akibatnya diperlukan langkah mitigasi yang ekstrim dan membuat team proyek frustasi.
Deteksi dini keterlambatan proyek memerlukan tool management yang tepat untuk bisa memberikan analysis status proyek secara akurat.
Ada dua tool yang secara luas dipakai oleh praktisi proyek yaitu S-Curve dan Earned Value.
S-Curve mampu menyajikan data secara grafis dan eye catchy, sangat disukai oleh para praktisi, karena penyajiannya yang simple dan mudah dimengerti bahkan oleh awam sekalipun. Kekurangannya, S-Curve hanya bisa menyajikan pelaporan Performance dan Budget. Akumulasi biaya aktual untuk progress tertentu yang telah dibuat pada planning stage, oleh S-Curve mampu disajikan dengan sangat baik dan mudah dimengerti, tetapi tidak bisa memprediksi berapa biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sisa pekerjaan.
Earned Value mampu menyajikan pelaporan performance, budget and remaining cost sekaligus. Kekurangannya, penyajiannya tidak grafis dan tentu saja kurang disukai oleh praktisi pada umumnya.
Earned Value adalah solusi terhadap keterbatasan S-Curve dalam melakukan monitoring and controlling proyek. Apakah remaining cost cukup untuk membiayai sisa pekerjaan? Jika tidak cukup, lalu berapa tambahan biaya yang diperlukan? Berapa total biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan sisa pekerjaan?
Ada tiga data penting Earned Value Analysis, yaitu Planned Value (BCWS), Earned Value (BCWP) dan Actual Cost (ACWP).
ACWP adalah kepanjangan dari Actual Cost of Work Performance yang berarti jumlah biaya yang sesungguhnya terpakai untuk kegiatan yang telah dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu.
Budgeted Cost of Work Performance atau disingkat BCWP yaitu jumlah anggaran yang senilai untuk kegiatan yang telah terlaksana.
Sedangkan Anggaran yang direncanakan untuk kegiatan yang dilaksanakan adalah BCWS yang merupakan kepanjangan dari Budgeted Cost of Work Peformance.
Jika BCWP nilainya sama dengan BCWS, maka proyek dikatakan tepat waktu. Proyek akan lebih cepat dari schedule jika BCWP lebih besar dari BCWS. Sebaliknya jika lebih kecil, indikasinya adalah proyek delay. Rasio BCWP terhadap BWCS ini disebut juga dengan Schedule Performance Index disingkat SPI, dimana fungsi ini sama dengan “S-Curve Progress Plan vs Actual”.
Lalu bagaimana dengan status cost proyek? Bagaimana cara mengukur dengan Earned Value? Perbandingan BCWP bukan lagi terhadap BCWS tetapi dengan ACWP. Jika BCWP nilainya sama dengan ACWP, maka biaya proyek sesuai dengan anggaran. Sehingga BCWP yang lebih besar dari ACWP adalah yang diharapkan terjadi dalam proyek karena itu indikasi bahwa biaya proyek lebih kecil atau proyek lebih hemat. Demikian juga sebaliknya, proyek akan overbudget jika ACWP nya yang lebih besar. Rasio ini disebut dengan Cost Performance Index disingkat CPI. Fungsi CPI sama dengan “S-Curve Budget Plan vs Actual”.
Sekarang kita sampai kepada topik yang telah saya bahas diawal artikel, yang menjadi kelebihan Earned Value dibandingkan dengan S-Curve, yaitu analisa Remaining Cost. Jika budget proyek kita kurangi dengan BCWP lalu kita bagi dengan CPI, kita akan mendapatkan nilai Estimate To Complete (ETC) Proyek. Jika nilai ETC lebih kecil dari Remaining Cost proyek…. maka…. SELAMAT…. Remaining Cost proyek anda cukup untuk menyelesaikan sisa pekerjaan.
